Forretningsorden for Selskabet for Dansk Spids

Formål
At beskrive rammerne for den til enhver tid siddende bestyrelse i Selskabet for Dansk Spids og definere de gældende rammer for udvalgsarbejdet. Alle bestyrelses- og udvalgsmedlemmer bør sætte sig ind i både Selskabet for Dansk Spids (Klubben) vedtægter og forretningsorden. Bestyrelsen har mandat til at revidere forretningsordenen under hensyntagen til Klubbens til enhver tid gældende vedtægter. Klubbens vedtægter vil til enhver tid være bestemmende, såfremt der opstår tvivl.  

§1 Krav til bestyrelsesmedlemmer (og suppleanter)
1) Bestyrelsesmedlemmer skal være medlem af Klubben og DKK (indmeldelse senest 1 måned efter tiltrædelse i Klubbens bestyrelse).
2) Alle bestyrelsesmedlemmer er forpligtet til at aflevere legitimation til Klubbens bankforbindelse (SparNord Bank) jævnfør krav i Hvidvasklovgivningen senest 14 dage efter de er valgt.
3) Bestyrelsen træder sammen og konstituerer sig snarest efter generalforsamlingen. Besættelse af poster sker ved simpelt flertal.
4) Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter har tavshedspligt.

§2 Opgavefordeling mellem bestyrelsesmedlemmerne
Bestyrelsen har følgende opgavefordeling:

Formand: Daglig leder af Selskabet for Dansk Spids og af den valgte bestyrelse i henhold til de af generalforsamlingen givne rammer. Kontakt til medlemmer og Klubbens samarbejdspartnere. Ansvarlig for indkaldelse til møder samt udfærdigelse af dagsordener. Er ansvarlig for at vedtægterne overholdelse herunder rettidig indkaldelse til generalforsamling og opstilling af bestyrelseskandidater/suppleanter samt offentliggørelse af årsberetning og regnskab. Ansvarlig for kontakt og kommunikation med DKK, herunder inden udgangen af januar hvert år, at indsende oplysning om antallet af medlemmer i Klubben per 31. december foregående år. Er fast medlem i Avlsudvalget.

Næstformand: Daglig ledelse i formandens fravær. Tovholder for formidling af det frivillige arbejde i Klubben og samarbejde mellem bestyrelse og udvalg. Ansvarlig for booking af arrangementer i bestyrelsesregi samt ad hoc.

Sekretær: Ansvarlig for udarbejdelse, godkendelse og offentliggørelse af bestyrelsesreferater. Ansvarlig for udfærdigelse og revidering af diverse regler samt diverse ad hoc-opgaver. Ansvarlig for PR og kommunikation, herunder Facebook og hjemmesiden. Fast medlem i kommunikationsudvalget. Sekretæren varetager den del af korrespondancen, der ikke direkte bør udføres af formanden, bestyrelsen orienteres efterfølgende.

Kasserer: Ansvarlig for bogholderi herunder Klubbens NemID, ud-og indbetalinger, bankafstemning, regnskab og budget. Kontakt til Klubbens bankforbindelse. Ansvarlig for indmeldelser i Klubben samt udsendelse af velkomst-hilsen til nye medlemmer, herunder ansvarlig for medlemsoplysninger og -kartotek.

Menigt medlem: Er ansvarlig for klubarrangementer herunder, mønstringer, skuer og udstillinger. Det er både fremskaffelse af faciliteter såvel som invitationer, dommerkontakter mv. samt ad hoc arbejde.

§3 Nedsættelse af udvalg
Bestyrelsen nedsætter udvalg efter hver generalforsamling og efter behov jf. § 8.  Bestyrelsen udarbejder retningslinjer for ethvert nedsat udvalg. Bestyrelsen skal godkende eventuelle ændringer i udvalgenes sammensætning før offentliggørelse finder sted. Bestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem, der fungerer som bindeled mellem det respektive udvalg og bestyrelsen. Kontaktpersonen aflægger rapport til den øvrige bestyrelse om status i det respektive udvalg på hvert bestyrelsesmøde.

§4 Suppleanter
De på generalforsamlingen valgte suppleanter indtræder i bestyrelsen, hvis et eller flere bestyrelsesmedlemmer har længere tids forfald. 1. suppleanten først. En suppleant, der indtræder i bestyrelsen, sidder i det udtrædende medlems resterende valgperiode.
1) Kortvarigt fravær på grund af sygdom, bortrejse, andet arbejde eller af anden lignende årsag skal dog ikke betragtes som forfald, som gør det nødvendigt at lade en suppleant træde i det forhindrede medlems sted. Suppleanterne inviteres med til hvert ordinære bestyrelsesmøde og deltager aktivt i bestyrelsesarbejdet.
2) Suppleanter deltager i bestyrelsesmøderne men har ikke stemmeret på bestyrelsesmøderne.

§5 Bestyrelsesmøder
Bestyrelsen afholder mindst 4 bestyrelsesmøder hvert år, heraf minimum 1 som et fysisk bestyrelsesmøde.
Dagsorden med tilhørende bilag udsendes per e-mail til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter senest 1 uge før bestyrelsesmøderne finder sted. Referatudkastet fra bestyrelsesmøder sendes per e-mail senest 7 dage efter mødet til kommentering og godkendelse blandt bestyrelsens medlemmer. Hvis der ikke svares indenfor 7 dage efter afsendelsen af udkastet, betragtes det som stilsigende accept medmindre andet er aftalt. Skal personsager eller andre følsomme sager behandles, afholdes bestyrelsesmødet uden suppleanter.
1) Referatet offentliggøres for medlemmer på Klubbens hjemmeside senest 14 dage efter mødet. Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens stemme udslaget. Tidspunktet for det førstkommende bestyrelsesmøde er offentliggjort på Klubbens hjemmeside, og klubbens medlemmer har mulighed for at indsende materiale, der ønskes behandlet af bestyrelsen.
2) Mellem bestyrelsesmøderne kommunikerer bestyrelsens medlemmer indbyrdes på mail og/eller telefon. Ønsker klubbens medlemmer emner behandlet på et bestyrelsesmøde skal disse fremsendes skriftligt til formand@danskspids.dk eller sekretaer@danskspids.dk . Ved presserende sager påhviler det formanden at sørge for, at hele bestyrelsen er orienteret og har udtalt sig, før der træffes beslutninger.
3) Møder i bestyrelsen afholdes digitalt, med bortset fra det årlige fysiske møde. Samkørsel skal prioriteres og kun statens laveste takst samt broafgift kan udbetales efter forudgående accept fra hele bestyrelsen.

§6 Beslutningsdygtighed og afstemning
Formanden eller sekretæren leder møderne. Mødet er beslutningsdygtigt, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede, herunder formanden eller næstformanden. Ved eventuelle afstemninger afgøres enhver sag ved simpelt flertal. Står stemmerne lige gør formandens stemme udslaget. I formandens fravær gør næstformandens stemme udslaget. Intet medlem af bestyrelsen har kompetence til at underskrive på bestyrelsens vegne, medmindre et flertal af bestyrelsen har givet samtykke herom fra sag til sag.
1) Skulle tre eller flere bestyrelsesmedlemmer deltage i et udvalg, arbejder de kun indenfor rammerne af de respektive udvalg, og kan ikke træffe bestyrelsesbeslutninger.

§7 Samarbejde i bestyrelse og udvalg
Alt bestyrelses- og udvalgsarbejde er frivilligt og ydes uden vederlag.
1) Dokumenterede udgifter i forbindelse med bestyrelses- og udvalgsarbejde godtgøres efter gældende regler herunder forhåndsgodkendelsen.
2) Der meldes tilbage til bestyrelse eller udvalg, når en opgave er udført. Har man påtaget sig en opgave, der ikke kan udføres eller fuldføres, meddeles dette snarest til den øvrige bestyrelse, med henblik på, at en anden kan overtage opgaven.
3) Alle data, der har relevans for Klubben og er indhentet af bestyrelses- eller udvalgsmedlemmer, er Klubbens ejendom og skal arkiveres på Googledrev. Når et bestyrelses- eller udvalgsmedlem forlader sin post, skal denne sørge for at alle data, der vedrører Klubben, bliver overdraget til formanden. Data skal slettes på egen computer. Alle effekter, fysiske så vel som digitale, skal snarest muligt afleveres til formanden, dog senest 8 dage efter at pågældende har forladt sin post.
4) Bestyrelses- og udvalgsmedlemmer orienterer sig i mails og svarer senest efter tre dage. Er man på grund af ferie eller andet ikke i stand til dette, skal det meddeles til henholdsvis bestyrelse eller udvalg. Svar på eller kommentarer til mails sendes i kopi til alle relevante personer.
5) For både udvalgs- og bestyrelsesarbejde gælder et almindeligt habilitetsprincip. Det vil sige, at behandles en sag i et udvalg eller bestyrelse, hvor der er interessekonflikt eller private interesser, skal udvalg-eller bestyrelsesmedlem erklære sig inhabil. 

§8 Generelle retningslinjer for tillidshverv i Klubben
Bestyrelsen udpeger en kontaktperson jf. § 3 og interesserede medlemmer til opgaven.  Der skal være minimum et bestyrelsesmedlem i et udvalg. De øvrige udvalgsmedlemmer kan godt være menige medlemmer. Udvalgene har ansvar for det pågældende arbejde med ansvar overfor bestyrelsen.

At sidde i et udvalg i Klubben betragtes som en tillidspost og kræver medlemskab af Klubben. Der fordres derfor loyalitet overfor Klubben, herunder er tavshedspligten en selvfølgelighed, ligesom gældende regler skal overholdes. Man har, som medlem i et af Klubbens nedsatte udvalg, pligt til at holde sig underrettet om de gældende regler, herunder denne forretningsorden.

§9 Avlsudvalg
Avlsudvalget er, sammen med bestyrelsen, Klubbens kompetence i spørgsmål vedrørende sundhed, avl og mentalitet. Avlsudvalget er i samarbejde med DKK-repræsentanten ansvarligt for at arbejde ud fra DKK´s gældende avlsrestriktioner og avlsanbefalinger samt Klubbens Racespecifik Avl Strategi (RAS, godkendt XX). Avlsudvalget er ansvarligt for at planlægge mønstringer både øst og vest for Storebælt, så vidt muligt 6 månederne i forvejen eller tidligere. Avlsudvalget er ansvarligt for at godkende parringer og indhente godkendelse fra DKK-repræsentanten som er tilknyttet Avlsudvalget.
1) Forslås en hund ejet af et avlsudvalgsmedlem til at indgå i en parring, skal dette godkendes særskilt af bestyrelsen inden endelig godkendelse kan foretages.

§10 Kommunikationsudvalget
Kommunikationsudvalget er ansvarligt for klubbens hjemmeside herunder holde den opdateret. Minimum to af medlemmer i udvalget der skal have administrator rettigheder. Kommunikationsudvalget arbejder for at fremme kendskabet til Dansk Spids.

§11 Klager
Det er formandens opgave at videreformidle samtlige klagesager fra Klubbens medlemmer, og evt. implicerede øvrige parter, til alle medlemmer af Klubbens bestyrelse og holde hele bestyrelsen orienteret om igangværende sager.

§12 Regnskab og budget
Kassereren aflægger på hvert bestyrelsesmøde en mundtlig eller skriftlig regnskabsrapport. Rapporten skal indeholde en sammenligning med det oprindelige budget for perioden. Desuden skal rapporten indeholde en oversigt over den tilstedeværende likviditet. På det sidste bestyrelsesmøde inden årsskiftet, udarbejder bestyrelsen budget for det følgende år.

§13 Revision
Den af generalforsamlingen valgte revisor skal påse, at der føres et overskueligt og klart bogholderi i overensstemmelse med god regnskabsskik, og kan foretage kasseeftersyn uanmeldt. Revisoren pålægges at henlede bestyrelsens opmærksomhed på ethvert forhold, der bør kendes af bestyrelsen, som revisoren får kendskab til ved sit revisionsarbejde.

§14 Ændringer i forretningsorden
Forretningsordenen gennemgås hvert år på det andet bestyrelsesmøde efter afholdelse af Generalforsamlingen, og er herefter gældende.