Formålet med Selskabet for Dansk Spids’ (SDS) persondatapolitik er at redegøre for, hvordan SDS indsamler, anvender og beskytter personoplysninger.
Personoplysninger dækker her alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person, herunder, men ikke begrænset til, vedkommendes for- og efternavn, privatadresse og lignende.
Personoplysninger kan inddeles i to hovedgrupper: Den ene hovedgruppe omfatter almindelige oplysninger som for eksempel kontaktoplysninger, hverv, resultater m.m.
Den anden hovedgruppe omfatter oplysninger, som er tillagt en højere grad af beskyttelse, fordi de er af mere følsom karakter.
Denne hovedgruppe omfatter tre typer personoplysninger:
1) følsomme oplysninger (helbredsmæssige forhold, seksuelle forhold, etniske baggrund, politisk eller religiøs overbevisning),
2) oplysninger om strafbare forhold og
3) CPR-nummer. SDS indsamler eller anvender ikke personoplysninger med højere grad af beskyttelse (såkaldte personoplysninger af følsom karakter).
Grundlag for behandling af personoplysninger
SDS indsamler og registrerer følgende personoplysninger med følgende formål:
Håndtering af medlemskab
SDS har brug for personoplysninger på alle medlemmer for at kunne administrere medlemskab, levere målrettet information, og fremme avlen af Dansk Spids i overensstemmelse med klubbens formål. SDS indsamler følgende personoplysninger hos det enkelte medlem (kontaktoplysninger):
- Navn
- Adresse
- Telefon
Der henvises i øvrigt til Dansk Kennel Klubs (DKK) politik om persondata ved samarbejde med specialklubber som kan læses her. SDS publicerer information, billeder og nyheder på klubbens hjemmeside www.danskspids.dk og Klubbens Facebook gruppe. Klubben annoncerer salg af DKK registrerede hvalpe. Hvalpesælgers navn og telefonnummer anførers kun under forudsætning af, at hvalpesælger giver samtykke hertil via e-mail til klubbens Webmaster.
Medlemmer, der bestrider bestyrelses- og udvalgsposter i klubben, optræder på hjemmesiden og i klubbladet, med de oplysninger, de selv ønsker.
Desuden kan personoplysninger indgå på bogføringsbilag, for eksempel som kørselsbilag ved udbetaling af godtgørelse. Alle bilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om selvom der indgår personoplysninger herpå.
Et medlem slettes efter følgende kriterier:
• Hvis man aktivt (skriftligt eller telefonisk til formand eller kasserer) udmelder sig, bliver man slettet straks fra klubbens medlemsdatabasen.
• Hvis man blot undlader at betale kontingent, bliver oplysningerne stående indtil årets udgang. Herefter slettes man fra medlemsdatabasen.
Personoplysninger, der anvendes i forbindelse med avlsarbejdet
Når SDS godkender parringer, registrerer klubben navn og kontaktoplysninger på opdrætteren, og tilsvarende på ejer af den godkendte hanhund. I særlige tilfælde kan SDS have ret eller pligt til at opbevare oplysningerne i længere tid. Vær opmærksom på, at selvom medlemskabet slettes vil ejeroplysninger på mønstrede hunde brugt i avl først blive slettet 25 år efter den pågældende hunds fødselsår.
Hvordan indsamler Selskabet for Dansk Spids personoplysninger?
Ud over de oplysninger, som man selv afgiver i forbindelse med sin indmeldelse i SDS eller i forbindelse mønstringer, indsamler klubben for nærværende ikke yderligere personoplysninger.
Selskabet for Dansk Spids oplyser i øvrigt følgende:
Samtykke
Ved indmeldelse i SDS accepteres klubbens anvendelse af dine personoplysninger til medlemsadministration, avl m.v. i overensstemmelse med afsnittet ”Håndtering af medlemskab” ovenfor.
Videregivelse af personoplysninger
SDS videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke hertil. SDSs medlemmer har ikke adgang til oplysninger om andre medlemmer eller hundeejere. Dog har alle medlemmer af DKK via Hundeweb.dk adgang til oplysninger om, hvem opdrætteren af en bestemt hund er.
Korrespondance via e-mail
SDS’s bestyrelse og udvalgsarbejde medfører kommunikation via e-mails. E-mails som modtages ellers sendes i klubregi skal slettes senest løbende år plus 5 år efter modtagelsen eller afsendelsen.
Databehandling
SDS er dataansvarlig, og klubben skal derfor sikre, at reglerne overholdes. Hvis klubben benytter ekstern hjælp til at behandle personoplysninger eller benytter en ekstern leverandør af it-system, er denne eksterne leverandør databehandler. I sådanne tilfælde vil SDS have en databehandleraftale mellem klubben og den eksterne leverandør. De fleste databehandler har standardaftaler til dette formål.
Links
Hjemmesiden indeholder links til andre hjemmesider. Brugere af hjemmesiden skal være opmærksom på, at man ved at klikke på sådanne links, bliver ført til en anden hjemmeside. Vi opfordrer til altid at læse disse hjemmesiders persondatapolitik, da deres procedure for indsamling og behandling af personoplysninger kan adskille sig fra SDS’s.
Opdatering af og indsigt i personoplysninger
I det omfang, der behandles personoplysninger, har man ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, der kan henføres til en selv. Såfremt det viser sig, at de oplysninger eller data, der behandles om en selv, er urigtige eller vildledende, har man ret til at kræve disse korrigeret, slettet eller blokeret. Kontakt klubbens kasserer eller sekretær. Kontaktoplysningerne findes på klubbens hjemmeside www.danskspids.dk
Man kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger gøres til genstand for behandling. Det vil altid bero på en konkret vurdering, om en eventuel indsigelse er berettiget. Man kan også til enhver tid tilbagekalde et eventuelt samtykke. Kontakt klubbens kasserer eller sekretær. Kontaktoplysningerne findes på klubbens hjemmeside www.danskspids.dk
Vær opmærksom på, at SDS vil anmode om, at man kan identificere sig selv i forbindelse med en anmodning om indsigt eller tilbagekaldelse.
Klagemulighed
Hvis man indsender en klage til SDS, registrerer klubben klagerens navn og kontaktoplysninger, som skal bruges i forbindelse med klagens behandling.
SDS gemmer oplysningerne og bestyrelsens afgørelse i 3 år.
Man har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data. Klagen indgives til datatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K, tlf.: 33 19 32 00.